ประกาศความเป็นส่วนตัว

ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล

สโมสรนิสิตคณะเภสัชศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ("สโมสร" หรือ "SMO RxCU") เป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของ WebSMO โดยมีฝ่ายไอทีของสโมสร ("IT SMO RxCU") เป็นผู้ดูแลระบบและผู้ประสานงานเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล

ที่อยู่: คณะเภสัชศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย 254 ถนนพญาไท แขวงวังใหม่ เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330 · อีเมล: itsmorxcu@gmail.com

ประกาศนี้ใช้กับเว็บไซต์ WebSMO ระบบงานภายในของสโมสร และอีเมลหรือการแจ้งเตือนที่ส่งจาก WebSMO เรื่องที่อยู่ในความรับผิดชอบของคณะหรือมหาวิทยาลัยให้เป็นไปตามนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยด้วย

ข้อมูลที่เราเก็บ

• ข้อมูลบัญชี: ชื่อ นามสกุล ชื่อเล่น ชื่อที่แสดง อีเมล รหัสนิสิต ชั้นปี รูปโปรไฟล์ ฝ่ายและบทบาท สถานะบัญชี และเวลาเข้าสู่ระบบล่าสุด
• คำขอและเอกสาร: คำขอเอกสาร ไฟล์แนบ ความเห็น เลขหนังสือ และประวัติสถานะ
• การยืม–คืนพัสดุ: รายการที่ยืม วันเวลายืมและคืน และรูปหรือรายงานสภาพพัสดุ
• การเงิน: คำขอเบิกจ่าย รายการค่าใช้จ่าย ใบเสร็จ และหลักฐานการโอน ซึ่งอาจมีชื่อบัญชีหรือเลขบัญชีธนาคารปรากฏอยู่
• ประวัติการเข้าร่วม: โครงการ ตำแหน่ง Staff และช่วงเวลาที่ฝ่ายวิชาการหรือระบบรับสมัครบันทึกไว้
• การแจ้งเตือน: รายการแจ้งเตือน การตั้งค่า ประวัติการส่งอีเมล และข้อมูลการรับ pop-up ของเบราว์เซอร์ เช่น ที่อยู่รับการแจ้งเตือนและชนิดเบราว์เซอร์
• บันทึกการใช้งานและความปลอดภัย: Audit Log ว่าใครทำอะไรเมื่อไร บันทึกคำขอของผู้ให้บริการระบบ เช่น IP address เวลา และชนิดเบราว์เซอร์ และข้อมูลการยืนยันสองขั้นตอน เช่น ชื่ออุปกรณ์และรหัสลับของแอปยืนยันตัวตนที่คุณเพิ่มไว้
• ข้อมูลที่เผยแพร่: ชื่อ ตำแหน่ง รูป และช่องทางติดต่อของกรรมการในหน้าโครงสร้างองค์กร และภาพกิจกรรมที่สโมสรเผยแพร่

WebSMO ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว เช่น ข้อมูลสุขภาพ ศาสนา หรือประวัติอาชญากรรม โปรดไม่แนบข้อมูลเหล่านี้ และปิดบังข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น เลขบัตรประจำตัวประชาชน ก่อนอัปโหลด หากงานใดจำเป็นต้องใช้ข้อมูลอ่อนไหว สโมสรจะขอความยินยอมโดยชัดแจ้งเป็นกรณีไป

แหล่งที่มาของข้อมูล

ข้อมูลส่วนใหญ่ได้จากคุณโดยตรงเมื่อลงทะเบียนและใช้งาน บางส่วนได้จากกรรมการสโมสร เช่น รายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการที่ฝ่ายวิชาการนำเข้า บทบาทที่ผู้ดูแลกำหนด และรหัสนิสิตของบัญชีที่ได้รับเชิญ

วัตถุประสงค์และฐานทางกฎหมาย

• ให้บริการระบบงานของสโมสร เช่น บัญชีผู้ใช้ คำขอเอกสาร การยืม–คืนพัสดุ การเบิกจ่าย และประวัติการเข้าร่วม: จำเป็นเพื่อให้บริการตามที่คุณร้องขอ (มาตรา 24(3)) และเป็นประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของสโมสรในการจัดกิจกรรมนิสิต (มาตรา 24(5))
• แจ้งเตือน “งานของฉัน” บนเว็บไซต์และทางอีเมลนิสิต เช่น สถานะเอกสารและกำหนดคืนพัสดุ: จำเป็นเพื่อให้บริการ (มาตรา 24(3)) ไม่ได้อาศัยความยินยอม
• ส่งประกาศ กิจกรรม และข่าวรับสมัคร Staff ทางอีเมลหรือ pop-up: อาศัยความยินยอมของคุณ (มาตรา 19) เลือกหรือยกเลิกได้ทุกเมื่อที่หน้า “การแจ้งเตือน”
• รักษาความปลอดภัย ป้องกันการใช้งานผิดวัตถุประสงค์ และตรวจสอบย้อนหลังผ่าน Audit Log: ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (มาตรา 24(5))
• จัดทำและเก็บหลักฐานทางการเงินและเอกสารของสโมสร: หน้าที่ตามกฎหมายและระเบียบของมหาวิทยาลัย (มาตรา 24(6)) และประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (มาตรา 24(5))
• เผยแพร่โครงสร้างองค์กรและภาพกิจกรรมเพื่อประชาสัมพันธ์สโมสร: ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (มาตรา 24(5)) และคุณขอให้นำออกได้ตามหัวข้อ “ขอนำชื่อหรือภาพออก”
• ปรับปรุงเว็บไซต์ด้วยสถิติการใช้งานแบบรวมที่ไม่ระบุตัวบุคคล: ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (มาตรา 24(5))

ข้อมูลบัญชีและข้อมูลในคำขอจำเป็นต่อการใช้ระบบ หากไม่ให้ข้อมูลเหล่านี้ สโมสรอาจให้บริการบางส่วนแก่คุณไม่ได้ สโมสรจะไม่นำข้อมูลไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องโดยไม่แจ้งให้ทราบ และจะขอความยินยอมเพิ่มเมื่อกฎหมายกำหนด

ผู้ใช้ที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ

นิสิตบางคนอาจอายุยังไม่ครบ 20 ปีบริบูรณ์ บริการหลักของ WebSMO อาศัยความจำเป็นในการให้บริการและประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย จึงไม่ต้องอาศัยความยินยอมของผู้ใช้อำนาจปกครอง

สำหรับเรื่องที่อาศัยความยินยอม เช่น การรับประกาศทางอีเมล เมื่อผู้ใช้ที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะเลือกรับ ผู้ใช้ยืนยันว่าเป็นการกระทำที่สมแก่ฐานานุรูปและจำเป็นในการดำรงชีพตามสมควร หรือได้รับความยินยอมจากผู้ใช้อำนาจปกครองแล้ว ผู้ใช้อำนาจปกครองขอเพิกถอนความยินยอมแทนได้ทางอีเมล itsmorxcu@gmail.com

ผู้ที่ได้รับข้อมูล

• กรรมการสโมสรที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งเห็นเฉพาะข้อมูลที่ต้องใช้ตามบทบาท เช่น เลขานุการเห็นคำขอเอกสาร และเหรัญญิกเห็นคำขอการเงิน
• คณะเภสัชศาสตร์และจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เมื่อต้องส่งเอกสารเพื่อพิจารณาอนุมัติ หรือเมื่อระเบียบกำหนด
• ผู้ให้บริการที่ประมวลผลแทนสโมสร: Supabase สำหรับฐานข้อมูล การเข้าสู่ระบบ และที่เก็บไฟล์ · Vercel สำหรับโฮสต์เว็บไซต์และสถิติการใช้งานแบบไม่ระบุตัวบุคคล · Google สำหรับ Google Drive และการส่งอีเมลผ่าน Gmail · ผู้ให้บริการ push ของเบราว์เซอร์ เช่น Google, Apple, Microsoft และ Mozilla สำหรับ pop-up · ThaiLLM สำหรับช่วยจัดหมวดรายการในใบเสร็จ โดยส่งเฉพาะชื่อรายการและคำอธิบายการใช้งานที่พิมพ์ไว้ โปรดไม่ใส่ข้อมูลส่วนบุคคลในช่องเหล่านี้
• บุคคลทั่วไป สำหรับข้อมูลที่เผยแพร่บนหน้าสาธารณะ เช่น โครงสร้างองค์กรและข่าวกิจกรรม
• หน่วยงานของรัฐหรือผู้มีอำนาจตามกฎหมาย เมื่อมีคำสั่งหรือกฎหมายกำหนด

สโมสรไม่ขาย ไม่ให้เช่า และไม่แลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อการค้า

การส่งข้อมูลไปต่างประเทศ

ข้อมูลของ WebSMO จัดเก็บและประมวลผลที่กรุงโตเกียว ประเทศญี่ปุ่นเป็นหลัก และบางส่วนอาจประมวลผลในประเทศอื่นโดย Google และผู้ให้บริการ push ของเบราว์เซอร์ สโมสรเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรการคุ้มครองข้อมูลตามมาตรฐานสากล และดำเนินการตามหลักเกณฑ์การส่งหรือโอนข้อมูลไปต่างประเทศตามมาตรา 28 และมาตรา 29

ระยะเวลาเก็บรักษา

สโมสรเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ และไม่เกิน 6 ปี ดังนี้

• ข้อมูลบัญชี: ตลอดที่บัญชียังใช้งาน และไม่เกิน 6 ปีนับจากวันที่บัญชีปิดหรือวันที่คุณสำเร็จการศึกษา
• คำขอเอกสาร การยืม–คืน การเงิน และประวัติการเข้าร่วม: ไม่เกิน 6 ปีนับจากวันที่ปิดเรื่อง
• Audit Log และบันทึกความปลอดภัย: ไม่เกิน 6 ปีนับจากวันที่บันทึก
• การแจ้งเตือนและข้อมูลการรับ pop-up: จนกว่าคุณยกเลิก และไม่เกิน 6 ปี
• บันทึกคำขอของผู้ให้บริการระบบ: ตามระยะเวลาที่ผู้ให้บริการกำหนด และไม่เกิน 6 ปี

เมื่อพ้นกำหนด สโมสรจะลบ ทำลาย หรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เว้นแต่กฎหมายหรือระเบียบของมหาวิทยาลัยกำหนดให้เก็บนานกว่านั้น หรือจำเป็นต่อการก่อตั้งสิทธิเรียกร้อง การปฏิบัติตาม การใช้ หรือการยกขึ้นต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย

สิทธิของคุณ

• ขอเข้าถึงและขอรับสำเนาข้อมูลของคุณ
• ขอรับหรือขอให้ส่งข้อมูลในรูปแบบที่อ่านได้ด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ
• คัดค้านการเก็บ ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูล
• ขอให้ลบ ทำลาย หรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้
• ขอให้ระงับการใช้ข้อมูล
• ขอให้แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และสมบูรณ์
• ถอนความยินยอมเมื่อใดก็ได้ โดยไม่กระทบการประมวลผลที่ทำไปก่อนถอน
• ร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส.)

ใช้สิทธิได้โดยส่งอีเมลถึง IT SMO RxCU ที่ itsmorxcu@gmail.com จากอีเมลที่ใช้ลงทะเบียน สโมสรจะดำเนินการภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับคำขอ และอาจปฏิเสธได้เท่าที่กฎหมายอนุญาต เช่น ข้อมูลที่ต้องเก็บตามกฎหมาย โดยจะแจ้งเหตุผลให้ทราบ

การรักษาความปลอดภัย

สโมสรใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมตามมาตรา 37 เช่น จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท การยืนยันสองขั้นตอนสำหรับบัญชีที่มีสิทธิ์สูง เข้ารหัสการรับส่งข้อมูล เก็บไฟล์ส่วนตัวในพื้นที่ที่ต้องได้รับสิทธิ์ ส่งไฟล์ผ่านลิงก์ชั่วคราว และบันทึกการดำเนินการสำคัญ ผู้ที่เข้าถึงข้อมูลต้องใช้ข้อมูลเฉพาะงานของสโมสร

หากเกิดเหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคล สโมสรจะแจ้งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายใน 72 ชั่วโมงนับจากทราบเหตุ เว้นแต่เหตุนั้นไม่มีความเสี่ยงที่จะกระทบสิทธิและเสรีภาพของบุคคล และจะแจ้งผู้ที่ได้รับผลกระทบพร้อมแนวทางเยียวยาโดยไม่ชักช้าหากมีความเสี่ยงสูง

คุกกี้และข้อมูลบนอุปกรณ์

• คุกกี้ที่จำเป็น: คุกกี้เข้าสู่ระบบ ใช้จำว่าคุณเข้าสู่ระบบอยู่ หากปิดคุกกี้นี้จะเข้าสู่ระบบไม่ได้
• ข้อมูลบนอุปกรณ์: ธีมสี การย่อแถบเมนู ตะกร้ายืมพัสดุ และความคืบหน้าของคู่มือ เก็บไว้ในเบราว์เซอร์ของคุณเท่านั้น
• สถิติการใช้งาน: Vercel Web Analytics และ Speed Insights นับการเข้าชมและความเร็วของหน้าแบบรวม ไม่ใช้คุกกี้และไม่ระบุตัวบุคคล
• รูปจาก Google Drive: รูปบางส่วนโหลดจาก Google ซึ่งอาจได้รับ IP address และข้อมูลเบราว์เซอร์ของคุณตามนโยบายของ Google

WebSMO ไม่ใช้คุกกี้โฆษณาหรือคุกกี้ติดตามข้ามเว็บไซต์ จึงไม่มีแบนเนอร์ขอความยินยอมคุกกี้ หากสโมสรเพิ่มคุกกี้ประเภทนั้นในอนาคต จะขอความยินยอมก่อนใช้

ขอนำชื่อหรือภาพออก

หากชื่อ ภาพ หรือข้อมูลของคุณปรากฏบนหน้าสาธารณะ เช่น ภาพกิจกรรมหรือโครงสร้างองค์กร และคุณไม่ต้องการให้เผยแพร่ แจ้ง IT SMO RxCU ที่ itsmorxcu@gmail.com พร้อมลิงก์หน้าที่พบ สโมสรจะนำออกหรือปิดบังโดยเร็ว

ลิงก์ไปบริการอื่น

เอกสารและข่าวบางส่วนเปิดผ่าน OneDrive, Google Drive, Notion, Google Forms หรือ Instagram บริการเหล่านั้นมีนโยบายความเป็นส่วนตัวของตนเอง ซึ่งอยู่นอกความรับผิดชอบของสโมสร

การเปลี่ยนแปลงประกาศ

สโมสรอาจปรับปรุงประกาศนี้ การแก้ไขเล็กน้อย เช่น ถ้อยคำหรือรายละเอียดทางเทคนิค มีผลเมื่อเผยแพร่บนหน้านี้ การเปลี่ยนแปลงสำคัญ เช่น วัตถุประสงค์ใหม่หรือผู้รับข้อมูลใหม่ จะประกาศบนเว็บไซต์และแจ้งทางอีเมลก่อนมีผล และหากต้องอาศัยความยินยอม สโมสรจะขอความยินยอมใหม่

ติดต่อ

IT SMO RxCU · สโมสรนิสิตคณะเภสัชศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ("สโมสร" หรือ "SMO RxCU") · คณะเภสัชศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย 254 ถนนพญาไท แขวงวังใหม่ เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330 · อีเมล itsmorxcu@gmail.com